Découvrez comment manager une équipe à distance

Utilité des formations

Une formation permet d’acquérir des techniques pédagogiques utiles à la mise en place d’une bonne organisation du travail. Elle aide les participants à comprendre pourquoi le manager doit être un leader. Elle peut durer quelques semaines, avec des phases pratiques et théoriques.

Plusieurs divergences entre ces deux modes de travail

Ces deux modes de travail diffèrent notamment sur l’organisation et la communication. Une formation permet d’acquérir les techniques nécessaires pour bien structurer le travail à distance ; elle peut durer plusieurs semaines et combiner phases pratiques et théoriques.

Le présentiel n’étant plus systématique, les managers doivent s’équiper de nouveaux outils pour piloter l’exécution des tâches. Les salariés, eux aussi, peuvent bénéficier d’une formation pour acquérir de nouvelles compétences pratiques, et pour mieux connaître leurs droits et garanties.

Le code du travail prévoit des garanties de santé pour tous les salariés, y compris ceux qui travaillent à distance. Depuis la généralisation du télétravail ces dernières années, la réunion virtuelle s’est imposée comme une alternative courante au présentiel.

Tout projet d’entreprise peut ainsi être discuté en visioconférence. Chaque collaborateur présente ses idées aux autres participants connectés au même moment. Un lien de connexion est envoyé à chacun avant le début de la réunion, précisant les détails d’organisation : heure et date.

Certains outils permettent même de rappeler aux collaborateurs les dates et créneaux de leur activité. C’est un moyen pour les managers de s’assurer qu’assez de personnes seront disponibles aux jours annoncés. Les applications de visioconférence affichent souvent le nombre de participants connectés, ce qui permet au manager d’apprécier la motivation de son équipe.

Gérer une équipe, surtout à distance, implique de fixer des règles communes pour son bon fonctionnement, applicables à tous les membres : chacun sait ainsi ce qui est permis et ce qui ne l’est pas. Pour réussir un projet en télétravail, le management doit organiser l’équipe et entretenir une communication régulière en son sein.

Les relations pouvant se complexifier à distance, un management solide reste indispensable pour faire avancer l’entreprise. Le manager doit être un leader à l’écoute de chaque collaborateur, capable de prendre en compte les besoins de chacun pour améliorer la performance collective.

Quelles sont les compétences nécessaires pour gérer les employés à distance ?

Le travail à distance peut se développer dans toute organisation. Que vous soyez une petite, une moyenne ou une grande entreprise, les éléments suivants sont nécessaires pour mettre en place un management à distance efficace.

Une plateforme pour l’échange des informations

Pour bien organiser un travail à distance, il faut veiller à une communication fluide entre les différents intervenants. Internet y contribue largement, avec la diversité des réseaux de communication qui l’accompagnent.

Chaque collaborateur doit pouvoir se connecter pour être informé en temps réel. Un smartphone, un ordinateur et une bonne connexion internet suffisent : c’est la base pour échanger avec les autres lorsqu’on n’est pas à proximité.

Il existe par ailleurs des plateformes professionnelles dédiées à l’échange de documents administratifs de toutes formes (Excel, Word, PDF, PowerPoint…). Chaque entreprise choisit l’outil le plus adapté à ses besoins, en se limitant idéalement à un ou deux canaux : en multiplier l’usage risque de disperser l’information et de créer de la confusion.

Comment développer le management à distance ?

Il existe aussi des applications qui permettent aux managers d’organiser des réunions en ligne. La visioconférence est un véritable atout pour les freelances, lorsque clients et collaborateurs ne sont pas au même endroit, et un bon moyen d’avancer rapidement sur un projet.

Durant ces échanges, on peut voir ses interlocuteurs ou simplement entendre leur voix. Zoom est l’un des outils les plus utilisés pour les rencontres virtuelles.

D’autres outils, comme Google Meet ou Skype, sont également pratiques pour échanger entre collaborateurs. Contrairement à eux, Zoom ne nécessite pas la création d’un compte pour rejoindre une réunion en ligne : il suffit de suivre le lien d’invitation reçu.

En revanche, l’organisateur doit créer un compte, quel que soit l’outil utilisé. Tous les participants doivent recevoir à temps le lien de connexion, généralement une adresse qui mène directement au salon numérique — sachant que plusieurs réunions se déroulent en parallèle sur ces plateformes.

Définir les horaires de travail

Il est facile de se laisser distraire hors du bureau ou du lieu de travail : l’employé bénéficie d’une plus grande liberté quand son responsable ne le surveille pas directement, au risque de retarder ses tâches et de se retrouver submergé plus tard. Le même écueil guette lorsque la hiérarchie assimile l’éloignement physique à une disponibilité totale de son équipe.

Travailler à distance n’est pas une corvée. Le manager doit définir avec chaque collaborateur ses horaires de travail. Une vie sociale épanouie nourrit aussi l’investissement individuel dans l’entreprise : il ne faut donc pas empiéter sur les moments personnels de ses collaborateurs.

Offrez-leur la garantie d’un vrai bien-être au travail. Des horaires clairement définis optimisent la gestion et la performance de l’équipe, et permettent de mieux suivre son évolution.

Faire régner un climat de confiance entre le manager et les autres collaborateurs

Travailler à plusieurs suppose une relation entre les intervenants, même si elle reste strictement professionnelle. C’est vrai pour le travail en présentiel, et cela devient encore plus important lorsque l’équipe ne se retrouve qu’à travers des écrans. Une relation de confiance garantit une bonne gestion des membres : cette nouvelle organisation nécessite des interactions renouvelées, dont le manager demeure le guide.

Le manager doit donc se montrer moins contrôleur vis-à-vis de ses employés, et créer des moments d’échange où chaque membre peut s’exprimer sur le déroulement des activités de l’entreprise. Cela entretient une relation cordiale entre les membres de l’équipe, pour que chacun se sente investi et considéré malgré la distance.

Cette façon de travailler peut d’abord paraître difficile pour une entreprise. Des moments d’indécision ou de crise peuvent survenir, qu’il est utile d’anticiper par des actions concrètes. Ce type de management doit ainsi compter, parmi ses objectifs, le développement de l’esprit d’équipe — à travers l’organisation du travail autant que des moments de détente partagés.

La confiance est un facteur clé du succès collectif, quelle que soit l’action entreprise par ses membres. Installer un véritable esprit d’équipe demande de la constance dans les efforts : la réussite n’est jamais garantie d’emblée, et le management à distance se construit différemment selon chaque entreprise.

Cet article a été rédigé par Marc Prager.