Comment faire la conduite du changement ?

Le dirigeant aura comme mission première de comprendre comment s’assurer de la bonne gestion des équipes. Il devra aussi faire une bonne communication auprès de l’ensemble du management. Un manager qui a compris les enjeux du changement sera plus efficace avec le reste des salariés de l’entreprise. Une autre clé de la réussite d’une transformation est le plan de communication que va dérouler le management. Les enjeux sont différents dans les entreprises.

Réaliser un audit de la culture du changement dans l’organisation

Tout commence par un bon état des lieux. Quelle est la maturité de votre équipe ? Combien de changement avez-vous effectué au cours des dernières années ? Vos salariés sont-ils engagés ? S’ils ne le sont pas, la conduite du changement sera plus délicate. Elle est néanmoins possible à la fin du projet de changement, après avoir modifié profondément les cultures pour rendre l’entreprise beaucoup plus adaptée aux défis du futur.

Impliquer les managers dans la mise en œuvre du changement.

Ce sont eux qui auront le rôle de courroie de transmission avec vos équipes. Ainsi, il est nécessaire que le projet de changement ne soit pas uniquement la vision du leader. Ce sera plutôt la résultante d’un travail sur la vision partagée avec les managers et les autres dirigeants de l’organisation. Les managers sont en quelque sorte la courroie de transmission pour la mise en œuvre du changement. Le projet engage donc toutes les strates managériales ainsi que les collaborateurs.

Incarner le changement.

Ce sont les leaders qui portent le changement. On dit parfois que les cordonniers sont les plus mal chaussés. C’est souvent vrai dans la vie. En revanche, ce n’est pas acceptable pour bien démarrer un projet de conduite du changement.

La stratégie est souvent la même. Il faut d’abord partir dans la bonne direction. S’assurer qu’avant de franchir de nouvelles étapes, chacun des acteurs du groupe est impliqué. Un projet, une démarche est avant tout un voyage rempli d’incertitudes et parfois de difficultés. Le rôle du management, de la direction générale, et de tout dirigeant est de s’assurer de la bonne compréhension du plan ou du projet par l’ensemble des équipes. La communication joue donc un rôle stratégique.

Choisissez un chef de projet du changement.

Une personne doit avoir la responsabilité de l’ensemble de la démarche des changements. Sa formation est essentielle. Elle devra connaître les principaux modèles d’accompagnement au changement. Elle-même fera la formation interne des salariés pour déployer les bons outils nécessaires à la transformation de l’entreprise.

Communiquer avec l’ensemble des salariés.

La gestion d’un projet de transformation n’est pas uniquement une affaire d’outils ni de technique. Dans certaines organisations, les changements se produisent en permanence. Cela n’est pas tenable pour nombre de collaborateurs. Il est donc important d’avoir des phases de changement et des phases de stabilisation ou de sédimentation des changements qui ont été opérés. La communication est la clé de la mise en place d’un plan d’accompagnement réussi.

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Utiliser le modèle de John Kotter : 8 étapes du changement.

C’est le modèle le plus complexe, et en même temps le plus récent. L’auteur décrit une analogie avec les pingouins sur la banquise. Nous ne la décrirons pas ici dans le détail. Elle est en revanche fort bien expliquée sur le net. Je l’utilise parfois lors de mes formations au management et à la conduite du changement. La métaphore avec la banquise est passionnante. Elle peut être utilisée pour faciliter le travail de compréhension des processus de changement. Deux pingouins Fred et Alice ont la volonté d’alerter le groupe sur les dangers de l’environnement et la nécessité de modifier leurs habitudes. C’est une excellente description des pratiques du changement à mettre en œuvre. L’auteur y évoque aussi les résistances au changement des différents membres du groupe.

Mettre en œuvre des trois principes de Kurt Levin

Il y a plusieurs processus qui se déroulent de façon successive dans les entreprises. Selon cet auteur, tout commence par la « dé-cristallisation », en anglais appelé aussi « unfreeze ».

Dans cette première phase, il s’agit d’abandonner et de casser progressivement les habitudes existantes. C’est en quelque sorte un abandon ou un deuil.

Il y a ensuite la deuxième phase dans la stratégie de changement. Il n’y a pas de direction précise. La situation est délicate. L’entreprise, les managers et les collaborateurs expérimentent le changement proprement dit. C’est une phase cruciale de la gestion du projet. En effet, la mise en œuvre de nouveaux comportements ne pourra avoir lieu qu’après la phase de « unfreeze » qui a eu lieu précédemment.

Ensuite vient une nouvelle étape. C’est la troisième et dernière phase. C’est la « re-cristallisation ». En anglais, on l’appelle « Re-Freeze ». Il s’agit de stabiliser la situation. En effet, il est fréquent de constater dans un projet de conduite de changement que certaines habitudes réapparaissent avec le temps.

Quel est le moment opportun pour la mise en pratique des projets et des transformations ?

Il n’y a pas de recette miracle. Il n’y a pas non plus d’outils spécifiques. C’est en général la pression de l’environnement, le marché, les clients et les concurrents qui poussent le management à évoluer. La formation d’un manager ou d’un chef de projet aide considérablement l’organisation à prendre en compte le rythme des transformations. Je précise que la mise en œuvre des transformations dans l’entreprise regroupe un public assez large. Le management n’est pas uniquement composé de managers. Il y a aussi les dirigeants à prendre en compte. Parfois, les agents de maîtrise et les premiers niveaux d’encadrement sont oubliés. C’est fort dommage. La mise en place d’un programme de conduite du changement efficace insistera sur la formation et l’implication de l’ensemble des collaborateurs.

La gestion des équipes est-elle plus délicate en période de transformation ?

Pas forcément. La gestion d’une équipe est l’activité centrale d’un manager. C’est un métier. En toutes circonstances, il doit être vigilant. Cela est vrai pendant les périodes de changement, mais cela est vrai également pendant les périodes de stabilisation. Lors de mes formations, je rappelle à chaque manager l’importance des étapes de la stabilisation. Il est inefficace d’enchaîner les processus de changement. Pourquoi ? Simplement parce que cela fatigue les équipes. Cela aussi réduit le niveau d’engagement des collaborateurs.

Comment l’outil numérique impacte-t-il les utilisateurs ?

Pour nombre de managers, le développement des compétences clés se fait par les pratiques quotidiennes de ces outils. Mais pas uniquement ! En effet, il faut parfois déployer une formation à l’ensemble du groupe. Les actions clés proposées sont les suivantes : sensibilisation des acteurs au risque d’un changement et de ses conséquences sur l’organisation, ainsi que l’acquisition de nouvelles méthodes de travail pour faire face aux attentes des clients.

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